postheadericon 電子システムへの応用

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そして近年では、このワークフローを電子ネットワーク上で活用するシステムが普及しつつあります。
このシステムを使えば、電子申請や電子決裁、外部から届いた電子メールの供覧、スケジュール管理などをスムーズに行うことができます。
また、ワークフロー自体の修正や改廃、その周知も容易になります。
現在ではワークフローシステムを実現するための専用ソフトが多数開発されているほか、インターネット上 Read the rest of this entry »

postheadericon 定式化のメリット

サインを送る

役立つのは定例業務に対してだけではありません。
新規の案件でも、過去に行った類似の業務を見つけ、その時のワークフローを参照することで効率化を図ることが可能となります。
また、たとえば備品等の購入に係る申請・承認・契約・支払・記帳といった経理事務に関する一連の流れや、受領した書類の重要度に応じた供覧範囲などについても、ワークフローを作成してあらかじめ定式化しておけば担当者 Read the rest of this entry »

postheadericon 業務の効率化

良い返事

ワークフローとは、ビジネスにおける業務の一連の流れ、たとえば稟議の手順やプロジェクトの実施計画などについての定式化されたルールのことをいいます。
また、この定式をいわゆる「流れ図」として示したその図のことを指す場合もあります。
ワークフローは業務の簡素化・迅速化には不可欠なものです。
1つの業務が発生するごとにその都度処理手順を考えていたのではなかなか効率 Read the rest of this entry »

postheadericon 電子化書類の流れ

左手のサイン

まず文書は作成者によってワークフローソフト(以下「ソフト」と呼ぶ)に登録され、承認が必要な関係部署長がソフトを使い「電子認印」を入力し、それら各部署を回って作成者に承認が全て行われたことを確認できる。
文書は巡回の途中で改変されないよう、PDFなど、改変できない(あるいは非常に困難)ような文書としてソフトに登録される。
そしてメンテナンス用としてPDF文書とともに原本の Read the rest of this entry »

postheadericon 文書の電子化

右手のサイン

まず、文書を紙媒体からデジタルデータにすることで、文書の誤字脱字等の訂正や新たな項目の挿入などが容易になったり、紛失のリスクが無くなることがメリットとして挙げられる。
特に重要な文書については詳細にわたって言及するために文書量が大きくなりがちなため、文書の一部の紛失についてもクリアされることになる。
また、デジタルデータであるが故に、文書をメールで送信したり、任意の Read the rest of this entry »

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